Datenschutzerklärung an Kunden und Geschäftspartner (sowie ggf. deren Mitarbeiter) von Steuerberater Daniels, Jochen Daniels, Blankenheim
Allgemeine Regelungen zum Datenschutz bei Steuerberater Daniels finden Sie hier.
Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche Datenkategorien wir im Rahmen von Kundenbeziehungen sowie von Beziehungen zu Geschäftspartnern (ggf. bei entsprechender Beauftragung) erheben und verarbeiten:
Verarbeitungstätigkeit: Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mandanten, digitale Ablage und Stammdaten- und Vollmachtsverwaltung
| Zweck(e) der Verarbeitung: | Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mandanten, ggfs. Versand der Lohnab-rechnungen sowie für die digitale Ablage. |
|---|---|
| Rechtsgrundlage: | Erfüllung von Mandantenbeauftragungen gemäß Art. 6 I lit. b DS-GVO sowie auf Basis der Gesetzgebung für Steuerberater gemäß Art. 6 I lit. c DS-GVO. |
| Kategorien personen-bezogener Daten: | Mandanten, bzw. deren Mitarbeiter: Namen; private Kontaktdaten für Versand; Einkommens- daten der Mitarbeiter (z.B. Tarif, Gehalt, Zulagen, Sonderzahlungen, variables Gehalts-bestandteile, Überstunden); Arbeitsvertragsdaten (z.B. Beginn, Ende); Sozialdaten der Arbeit-nehmer (Daten zur Sozial- und Krankenversicherung, Abgaben und Versteuerung, Urlaub, Zeitkonten, andere Daten der Gehaltsabrechnung). Zu Vollmachten: Name; Geburtsdatum; Steueridentifikationsnummer, Vollmachtsdaten (Um-fang, Zeiträume, Steuerarten); Bekanntgabevollmacht. |
| Empfänger der Daten: | Externer IT-Dienstleister. |
| Herkunft der Daten: | Sofern das Mandat besteht, werden ggfs. Daten bei Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern abgerufen. |
| Dauer der Speicherung: | Die Verarbeitung erfolgt als Verarbeitung in Beauftragung durch den Mandanten. Die Aufbewahrungsfristen werden nach gesetzlichen Vorgaben und im Einvernehmen mit dem Mandanten festgelegt. Vollmachten werden bis zur Beendigung des Mandats aufbewahrt. |
Verarbeitungstätigkeit: Finanzbuchhaltung mit Debitoren- / Kreditorenbuchhaltung für Mandanten,
digitale Ablage und Stammdaten- und Vollmachtsverwaltung allgemein und im Agrarbereich
| Zweck(e) der Verarbeitung: | Beratungstätigkeit in steuerlichen Angelegenheiten, eigenverantwortliche Erstellung der Steuererklärungen, Vertretung des Mandanten gegenüber Steuer- und anderen Behörden nach Steuerberatungsgesetz. |
|---|---|
| Rechtsgrundlage: | Erfüllung von Mandantenbeauftragungen gemäß Art. 6 I lit. b DS-GVO sowie auf Basis der Gesetzgebung für Steuerberater gemäß Art. 6 I lit. c DS-GVO. |
| Kategorien personen-bezogener Daten: | Mandanten: Name; Anschrift; Bankkontodaten; Vollmachten; Steuernummern; alle Arten steuerrelevanter personenbezogener Belege |
| Empfänger der Daten: | Externer IT-Dienstleister. |
| Herkunft der Daten: | Sofern das Mandat besteht, werden ggfs. Daten bei Finanzbehörden abgerufen. |
| Dauer der Speicherung: | Die Verarbeitung erfolgt in Beauftragung durch den Mandanten. Die Aufbewahrungsfristen werden nach gesetzlichen Vorgaben und im Einvernehmen mit dem Mandanten festgelegt. |
Verarbeitungstätigkeit: Steuerberatung für Mandanten, digitale Ablage sowie
Stammdaten- und Vollmachtsverwaltung
| Zweck(e) der Verarbeitung: | Durchführung der Kontrolle der Offenen Posten, ggfs. Mahnungserstellung im Rahmen der Buchhaltung für Mandanten. Stammdaten- und Vollmachtsverwaltung des Mandanten sowie digitale Ablage. |
|---|---|
| Rechtsgrundlage: | Erfüllung von Mandantenbeauftragungen gemäß Art. 6 I lit. b DS-GVO sowie auf Basis der Gesetzgebung für Steuerberater gemäß Art. 6 I lit. c DS-GVO. |
| Kategorien personen-bezogener Daten: | Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter von Mandanten: Name; Anschrift; Kontaktdaten, Bankkontodaten; Zahlungsbewegungen. Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter von Mandanten: Name; Anschrift; Kontaktdaten, Bankkontodaten; Zahlungsbewegungen. Zu Vollmachten: Name; Geburtsdatum; Steueridentifikationsnummer, Vollmachtsdaten (Um-fang, Zeiträume, Steuerarten); Bekanntgabevollmacht. |
| Empfänger der Daten: | Externer IT-Dienstleister. |
| Herkunft der Daten: | Sofern das Mandat besteht, werden ggfs. Daten bei Finanzbehörden abgerufen. |
| Dauer der Speicherung: | Die Verarbeitung erfolgt als Verarbeitung in Beauftragung durch den Mandanten. Die Aufbewahrungsfristen werden nach gesetzlichen Vorgaben und im Einvernehmen mit dem Mandanten festgelegt. |
Für alle Mandanten und Geschäftspartner, bzw. deren Mitarbeiter, können folgende Verarbeitungstätigkeiten anfallen:
Verarbeitungstätigkeit: Finanzbuchhaltung & Controlling der Kanzlei, Debitoren- & Kreditorenbuchhaltung,
Zahlungsverkehr, Factoring, betriebswirtschaftliche Auswertungen
| Zweck(e) der Verarbeitung: | Durchführung der STB Daniels eigenen Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Abgleich mit Daten des Kontoauszuges (Zahlungen), automatisierte Zahlungen bei Banken, Delkrederefunktion und Beibringung der Kundenzahlungen sowie Erstellung Betriebswirtschaftlicher Auswertungen der Kanzlei. |
|---|---|
| Rechtsgrundlage: | Art. 6 I lit. c DS-GVO gemäß der Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch sowie weiterer gesetzlicher Bestimmungen. Das Factoring und die betrieblichen Auswertungen erfolgen auf Grundlage des berechtigten Interesses zur wirtschaftlichen Führung der Kanzlei gemäß Art. 6 I lit. f DS-GVO. |
| Kategorien personen-bezogener Daten: | Name des Debitors oder Kreditors, bzw. dessen Mitarbeiters, Position im Unternehmen, Anschrift und Kontaktdaten, Debitoren-/Kreditoren-Kontobewegungen, erteilte Aufträge, Umsatzzahlen. Im Factoring können ggf. auch folgende Daten verarbeitet werden: Rechnungsdaten, Kundenhistorie, Auskunftsangaben von Auskunfteien. |
| Empfänger der Daten: | Gegebenenfalls Übersendung der Daten an den Factor. |
| Dauer der Speicherung: | 10 Jahre nach HGB, AO. |
Verarbeitungstätigkeit: E-Mail-Hosting bei externem Provider
| Zweck(e) der Verarbeitung: | Kommunikation mit E-Mail-Teilnehmern, Speichern von Kontakten, Terminen |
|---|---|
| Rechtsgrundlage: | Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung des Auftragsverhältnisses; Abwicklung unserer Geschäftstätigkeiten & Kommunikation mit Geschäftspartnern als berechtigtes Interesse, Art. 6 I lit. f DS-GVO. |
| Kategorien personen-bezogener Daten: | Name, E-Mail-Adressen, Sonstige (abhängig von Kommunikationsinhalt). |
| Empfänger der Daten: | Mitarbeiter des externen IT-Supports des Hosters. |
| Dauer der Speicherung: | Löschung der Mails erfolgt routinemäßig nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. |
Verarbeitungstätigkeit: Schriftverkehr und Digitale Ablage
| Zweck(e) der Verarbeitung: | Abwicklung des Geschäftsverkehrs und Korrespondenz sowie Protokollierung von Tätigkeiten, Besprechungen, etc. bei denen Personendaten, z.B. Gesprächsteilnehmer gespeichert werden. Speicherung von Kontaktpersonen der Kunden bzw. in Kundenprojekten Beteiligten sowie deren Kontaktdaten. |
|---|---|
| Rechtsgrundlage: | Art. 6 I lit. b DS-GVO zur Durchführung des Kundenauftrages; Abwicklung der Geschäftstätigkeiten als berechtigtes Interesse, Art. 6 I lit. f DS-GVO. |
| Kategorien personen-bezogener Daten: | Name, Adresse und Kontaktdaten im Unternehmen, sonstige personenbezogene Daten. |
| Dauer der Speicherung: | Bis zur Beendigung von gesetzlich oder steuerrechtlich (i.d.R. 6-10 Jahre) vorgeschrieben Aufbewahrungsfristen oder bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (i.d.R. 3 Jahre). |
Verarbeitungstätigkeit: Fernwartung und Backups
| Zweck(e) der Verarbeitung: | Remote-Wartung und zentraler Backup von Computern im Unternehmen. |
|---|---|
| Rechtsgrundlage: | Art. 6 I lit. c DS-GVO gemäß Art. 32 DS-GVO zur Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten und Systeme; Art. 6 I lit. f DS-GVO als berechtigtes Interesse zur Gewährleistung der Geschäftstätigkeit. |
| Kategorien personen-bezogener Daten: | Alle Kategorien personenbezogener Daten, die im Unternehmen verarbeitet werden. Bei der Remotewartung können dem IT-Support u.U. durch Duplizierung der Bildschirminhalte personenbezogene Daten offengelegt werden. |
| Empfänger der Daten: | Externer IT-Support mit dem in Vertrag über die Auftragsverarbeitung zur Sicherstellung der Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität, u.a. besteht. |
| Dauer der Speicherung: | Löschung durch Überschreiben gemäß Datensicherungskonzept. Bei Vernichtung unbrauchbarer Datenträger physische Vernichtung. Bei der Remote-Wartung erfolgt keine Speicherung, nur eventuelle temporäre Offenlegung. |
Allgemeiner Hinweis:
Die Beurteilung der Sozial- und Steuerpflicht wird im Rahmen der Gesetze ausschließlich durch den Steuerberater eigenverantwortlich durchgeführt. Die Ermittlung der zu zahlenden Steuern und Abgaben, die Erstellung von Bescheinigungen, die Vertretung des Mandanten gegenüber Behörden und Institutionen usw. erfolgen stets eigenverantwortlich und weisungsunabhängig durch den Steuerberater.